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Comunicación eficiente como método de crecimiento

La gestión de proyectos es un proceso que te permite trabajar en conjunto y de una manera más efectiva en el desarrollo de un producto o servicio, la gestión de proyectos funciona como una herramienta que te ayuda  a  planificar el desarrollo de propuestas.

Algo muy importante en la planificación es tener en cuenta reglas básicas, porque aunque trabajes con las herramientas de productividad más actuales no veras diferencia, e incluso puede suceder que pierdas el control sobre la producción de tus productos y te genere barreras difíciles de romper.

La comunicación es algo fundamental para evitar estas situaciones, evitar fallas de comunicación que puedan presentar problemas que ocasionen que el proyecto no tenga éxito. La comunicación como un proceso de retroalimentación  entra en juego: si hay demasiados involucrados en el proyecto te darás de topes con un síndrome llamado “muerte por comité”, donde nadie está de acuerdo, nadie tiene la última palabra lo que ocasiona un desastre completo en el desarrollo de la compañía.

Lo primero que se debe de tomar en cuenta en la gestión de retroalimentación es que solo intervengan las personas que en realidad puedan tomar decisiones, entre menos personas involucradas haya menos serán los problemas de comunicación y decisión. En segundo lugar de la retroalimentación es que todos los involucrados hayan intervenido antes de implementar las votaciones, también que estos participantes tengan conocimientos sobre el proyecto que se esta trabajando. Por ejemplo, tal vez la mayoría hemos tenido una situación donde una persona X propone un cambio, y se realiza el cambio, pero una persona Y también quiere un cambio totalmente diferente al anterior, y se hace el cambio, e interviene una tercera persona que propone la opción de la persona X, para este momento la mayoría de los involucrados intervinieron y el proceso de desarrollo esta vuelto un desastre.

Para generar una comunicación conveniente dentro de un equipo de trabajo lo más recomendable es que el líder del equipo tenga el control sobre las diferentes propuestas, seleccionar las mejores y después todos los involucrados voten por la mejor.

Después de tomar la propuesta por la que todos votaron debe de asegurarse de que todo quedo claro y todos están de acuerdo ante esta propuesta, para ya poder implementar la decisión final, verificar con exactitud que las votaciones fueron las correctas y que todo el equipo está de acuerdo antes de implementarlas.

Muchas veces el trabajo de los directivos o socios de la compañía le impide trabajar en equipo o en una reunión, y la principal comunicación que se da es a través de correo electrónico. Pero no siempre es efectiva esta forma de trabajo.

La mayoría de las personas que se enfocan en el correo electrónico como su medio de comunicación con sus socios o empleados lo hacen de manera ineficaz.

Por ejemplo cuando se estar trabajando con alguna tarea trata de revisar tu correo más a menudo, trata de prever las preguntas y responderlas antes de tiempo, esto es muy importante cuando los miembros del equipo no pueden hablar directamente en una oficina.

Trabajar en distintas zonas donde cada involucrado tenga un horario diferente puede generar retrasos al proyecto ya que alguien puede preguntar algo en cierto horario, pero la otra persona no tiene la posibilidad de contestar en ese momento puede que conteste varias horas más tarde creando un embudo de comunicación y una gran pérdida de tiempo.

Lo más serio en una situación así es ver como algunas horas de retraso pueden lanzar a un proyecto fuera del mercado en muy poco tiempo.

Es importante analizar tus procesos de trabajo a través de tu correo, ya que es el principal medio de comunicación con los miembros de tu empresa, analiza si en realidad lo que estás haciendo a través de un email es lo correcto e incluso busca herramientas que te permitan mejorar tu comunicación a través de este medio.

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Eduardo